نامه اداری، دارای ساختار و ویژگی‌های خاص است که برای مکاتبات بین یا داخل دفتر سازمانها و ادارات نوشته می‌شود. نحوه نوشتن آن با نوشتن یک نامه دوستانه کاملا متفاوت می‌باشد. در نوشتن نمونه نامه اداری علاوه بر رعایت نگارش و نحوه نوشتن، باید از کلمات و عبارات خاص حروف رسمی استفاده شود. نامه باید به گونه ای نوشته شود که موجب سوء تفاهم نشود.
معرفی چندین نمونه نامه اداری
در ادامه با ما همراه باشید؛ تا با چندین نمونه نامه اداری آشنا شوید.
-
نامه اداری درخواست همکاری
جناب آقای / سرکار خانم …
ریاست محترم امور اداری شرکت …
موضوع : درخواست همکاری
باسلام
احتراما در پی آگهی استخدام آن شرکت در تاریخ … مورخ … جهت همکاری در … در آن شرکت، به پیوست رزومه اینجانب جناب آقا / سرکار خانم … را جهت استحضار آن مدیریت محترم / محترمه و اعلام آمادگی جهت همکاری تقدیم می‌دارم.
امیدوارم سوابق شغلی و تحصیلات اینجانب، داشتن مهارت‌های ارتباطی بالا، تسلط کامل به زبان …، روحیه تیمی، شوق به یادگیری مداوم، اعتماد به نفس و به روز کردن اطلاعات شغلی مورد توجه شما واقع شود.
با تشکر
نام و نام خانوادگی و امضاء متقاضی
-
نامه اداری قطع همکاری
جناب آقای / سرکار خانم …
کارشناس محترم بخش …
موضوع : قطع همکاری
با سلام
احتراما نظر به انقضای مدت قرارداد کار شما در … مورخ … به این وسیله عدم نیاز شرکت به ادامه همکاری با شما از تاریخ … مورخ … اعلام می‌شود. متقاضی است جهت تسویه حساب به امور اداری مراجعه فرمایید.
با تشکر
نام و نام خانوادگی
سمت و امضا
-
نامه اداری درخواست مساعده
جناب آقای / سرکار خانم …
مدیریت محترم امور مالی ….
موضوع : درخواست مساعده
با سلام
احتراما اینجانب جناب آقا / سرکار خانم … کارمند واحد … با کد ملی … با کد پرسنلی … طبق بخشنامه سازمان به شماره … و واجد شرایط بودن اینجانب، تقاضای دریافت مبلغ … ریال مساعده حقوق … ماه را دارم.
خواهشمندم دستور مقتضی در ارتباط با درخواست اینجانب را صادر فرمایید.
پیشاپیش از دستور مساعد آن مدیریت محترم کمال تشکر را دارد.
با تشکر
نام، نام خانوادگی و امضا
نکات مهم هنگام نوشتن نمونه نامه اداری
در ادامه به برخی از نکات مهم در نوشتن نمونه نامه اداری اشاره می‌کنیم.
- یکی از نکات مهم هنگام نوشتن نمونه نامه اداری این است که بدانید قرار است با چه کسانی مکاتبه کنید.
- نامه را با دقت و واضح بنویسید و از نبود غلط املائی در نامه خود اطمینان حاصل کنید.
- برای نوشتن نامه‌های اداری از کلمات و جملات عامیانه و کوچه بازاری خودداری کنید.
- تمام تلاش خود را بکنید تا به صورت مختصر بنویسید و از به کار بردن کلمات و عباراتی که معنای یکسانی دارند اجتناب کنید.
- حروف را با فونت رایج سازمان تایپ کنید. اندازه فونت نیز باید از تناسب و خوانایی برخوردار باشد.
- متن را واضح و رسا بنویسید.
- نوشتن را از سمت راست نامه شروع کرده و قسمت پایین سمت چپ را خالی بگذارید.
- نامه را با نام خدا شروع کنید.
- تاریخ و شماره نامه درج شود و ذکر کنید که نامه دارای پیوست می‌باشد یا خیر.
- اگر مکاتبات بین دو سازمان مختلف است، بهتر است ابتدا اصل نامه را مشخص کنیم و سپس نام گیرنده نامه را بنویسیم. سپس موضوع نامه را مطرح می‌کنیم و شروع به نوشتن متن اصلی نامه خواهیم کرد.
بخش‌های مختلف نمونه نامه اداری
- سرلوحه یا سرتیتر: این قسمت از نمونه نامه اداری در بالای صفحات و برگه‌ها چاپ می‌شود. دفاتر، شرکت‌ها و ارگان‌ها معمولاً هرکدام دارای سربرگ مخصوص به خود هستند که در آن‌ها نام خداوند متعال، ارگان، لوگو یا محل درج تاریخ و شماره و پیوست و معمولاً آدرس و شماره تلفن درج شده است. البته آدرس و شماره تلفن بخشی از بالای صفحه نیست و ممکن است در پایین صفحه هم ذکر شده باشد.
- گیرنده و فرستنده و موضوع: گیرنده همان مخاطب نامه است نه ارگان و یا دفتر گیرنده، و فرستنده هم همان شخصی که نامه را میفرستد. موضوع نامه نیز باید به صورت یک عنوان کوتاه و صریح ذکر شود. معمولاً حرف اضافه “به” قبل از گیرنده و حرف اضافه “از” قبل از نام فرستنده عنوان می‌شود.
- متن نامه: در متن نامه مطالبی که با موضوع ذکر شده مرتبط می‌باشد شرح داده شده است. متن نامه در واقع بخش اصلی بدنه نامه را تشکیل می‌دهد که از حساسیت بیشتری برخوردار است.
جمع بندی
نوشتن نمونه نامه اداری دارای قواعد خاصی است و شیوه نگارش آن نیز خاص می‌باشد. لذا رعایت این نکات می‌تواند در جلب توجه مخاطب و رسیدگی به درخواست فرد موثر باشد. در واقع نگارش یک نامه اداری به طور صحیح، هم به لحاظ اداری و مراحل طی یک فرایند مهم و هم از نظر روانی می‌تواند بر خواننده تاثیر بگذارد.