در هر جایگاه شغلی که باشیم، خیلی از درخواست‌ها و مکاتبات ما لازم است به صورت کتبی انجام شود. اگر یک طرف این ارتباط شرکت، سازمان یا شخصیت حقوقی باشد؛ بهتر است این ارتباط در قالب نامه اداری و رسمی انجام شود که رعایت اصول نگارش چنین نامه‌هایی، نقش پر رنگی در رسیدن ما به نتیجه لازم خواهد داشت.
همه ما می‌دانیم که نوشته‌های اداری، هریک به گونه‌ای پایان می‌یابند اما باید توجه داشت که انتهای نامه اداری و رسمی، بخش مهمی از یک نامه اداری می‌باشد؛ چراکه پس از نوشتن متن اصلی، روش نوشتن انتهای نامه اداری و رسمی تأثیرگذاری نامه را افزایش دهد.
با ما در ایران وکالت همراه باشید.
نامه اداری و رسمی چگونه است؟
به هر نوشته‌ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و تحت عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد، نامه اداری اطلاق می‌شود که اجزای اصلی یک نمونه نامه اداری و رسمی عبارت است از:
- سربرگ شامل: لوگو، تاریخ، شماره، پیوست و آدرس
- عنوان‌نامه شامل: گیرنده، فرستنده و موضوع نامه
- متن اصلی شامل: مقدمه، پیام، نتیجه و قدردانی
- انتهای نامه اداری و رسمی شامل: قدردانی و جملات ترغیب کننده و تشویق کننده مخاطب به جهت تسریع در انجام کار
- امضاء شامل: مشخصات فرستنده، اسم، سمت
- رونوشت در صورت ارسال نامه برای چند نفر
انتهای نامه اداری و رسمی حاوی چه مواردی است؟
در انتهای تمامی نامه‌های اداری و رسمی، مواردی درج می‌شود که این موارد عبارتند از:
- نوشتن نام
یکی از نکات مهمی که بسیاری از افراد آن را از خاطر می‌برند، این است که به هیچ وجه نام خودشان را انتهای نامه اداری و رسمی نمی‌نویسند.
شما برای اینکه نامه خودتان را دارای هویت کنید، نیاز به این دارید که حتما اسم خودتان را انتهای نامه ذکر کنید. از این رو در همان جایی که نامه‌تان را امضاء می‌کنید، نام‌تان را هم بنویسید. - امضاء کردن
امضاء کردن، یکی از اصول اساسی در نامه نگاری می‌باشد که در انتهای نامه اداری و رسمی درج می‌شود.
بخاطر بسپارید که نامه‌ها را باید همیشه و درهمه شرایط، با یک نمونه امضاء، امضاء نمائید. چراکه امضاهای مختلف می‌تواند مشکلات بسیار زیادی را برای شما به همراه بیاورد.
ضمنا در آخر پس از اتمام نگارش نامه، می‌توانید از کمک و مشاوره یک وکیل مجرب برای رفع ارادات در نامه‌های اداری و رسم خود بهره گیرد.
قواعد درج امضاء در انتهای نامه اداری و رسمی چگونه است؟
قواعد درج امضاء در انتهای نامه اداری و رسمی به شرح زیر است:
- ابتدا مشخصات فردی و در سطر بعد مشخصات اداری (پست سازمانی) آورده می‌شود.
- محل امضاء، سمت چپ و به فاصله سه سطر از سطر پایانی متن می‌باشد.
- خطوط امضاء نباید روی نام و سمت امضاء کننده را بپوشاند.
- عناوین و القاب به استثنای مؤسسات آموزش و پزشکی، در کنار امضاء درج نمی‌شود.
- هیچ عبارتی اعم از تشکر و آرزوی سلامتی در محل امضاء درج نمی‌شود.
توضیح این نکته ضروری است؛ هرگاه درنامه، تقاضای انجام کاری را داشته باشید بهتر است از این کلمات و اصطلاحات اداری استفاده کنید. توجه داشته باشید که تقاضایی که در انتهای نامه اداری و رسمی دارید، برای افراد مختلف متفاوت است که در ذیل چند مورد از آن آورده شده است:
هنگامی که مخاطب ما در مطلب مورد تقاضای ما در انتهای نامه‌ی اداری و رسمی از مقامات مافوق است، باید از این جملات استفاده نمود:
- متمنی است دستور فرمائید.
- تمنا دارد مقرر فرمایید.
- خواهشمند است دستور فرمائید.
هنگامی که مخاطب ما در مطلب مورد تقاضای ما در انتهای نامه‌ی اداری و رسمی از مقامات هم ردیف است، باید از این جمله استفاده نمود:
- تقاضا دارد که دستور فرمائید.
هنگامی که مخاطب ما در مطلب مورد تقاضای ما در انتهای نامه‌ی اداری و رسمی از مقامات مادون است، باید از این جملات استفاده نمود:
- مقتضی است که دستور دهید.
- لازم است دستور دهید.
نکات مهم در تقاضایی انتهای نامه اداری و رسمی
- مطلب مورد تقاضا، حتما در یک بند جداگانه نوشته شود.
- به نوع تقاضا و انگیزه نوشتن نامه تأکید شود.
- مخاطب، به نوع اقدام مورد نظر تشویق و ترغیب شود.
- مطلب مورد تقاضا که معمولا در انتهای نامه اداری و رسمی عنوان می‌شود بایستی کوتاه، گویا و صریح نوشته شود.
- آخرین جملات متن، درعین سادگی و به دور از تملق و مبالغه گویی و با لحنی تأثیرگذار و ترغیب کننده، نوشته شود.
در صورتی که هدف از نامه اداری و رسم شما تنظیم قراردادهای ساختمانی، ملکی، اجاره، پیش فروش آپارتمان، اجاره، شراکت در ساخت و ساز و غیره باشد می‌توانید از یک وکیل قرارداد حاذق مشاوره گرفت.
چه اصطلاحاتی را باید درانتهای نامه اداری و رسمی به کار برد؟
اصطلاحاتی که لازم است در پایان نامه اداری و رسمی نوشته شود، به شرح زیر می‌باشد:
- به امید همکاری‌های بیشتر
- دستور مساعد شما، راه‌گشای مشکل خواهد بود.
- ازحسن نیت شما، سپاسگزارم.
- با آرزوی توفیق جناب عالی.
پایان بندی محترمانه و مناسب برای انتهای نامه اداری و رسمی
در ذیل به جهت روشن شدن مطالب گفته شده، چند پایان‌بندی محترمانه که معمولا در انتهای نامه اداری و رسمی نوشته می‌شود آورده شده است:
- باتوجه به نکات ذکر شده، درخواست دارم دستور اقدامات لازم و مقتضی در این موضوع را صادر نمایند.
- پیشاپیش از بذل توجهات آن جناب، کمال امتنان را دارم.
- پیشاپیش از مساعدت جنابعالی، کمال تشکر را داریم.
- با توجه به مسائل مطرح شده، لازم است تا جنابعالی نسبت به حل و فصل موضوع، اقدامات لازم را به عمل بیاورید.
- از بذل توجه و دستور مساعد و عاجل جنابعالی، کمال تشکر و امتنان را دارم.
- از خداوند متعال سلامتی، موفقیت و شادمانی را برایتان مسئلت دارم.
- با آرزوی موفقیت‌های دامنه‌دار و پیاپی آن مجموعه فخیم، درخواست می‌گردد تا از خدمات اشخاص نام برده تقدیرات لازم انجام شود.
- با تشکر از حسن توجه شما به مشکلات منطقه، خواهشمند است تا از تخصیص نیروی انسانی لازم به این دایره، مضایقه نفرمائید.
در نگارش مطالب انتهای نامه اداری و رسمی، به چه نکاتی باید توجه شود؟
نکاتی که باید در نگارش مطالب انتهای نامه اداری و رسمی به آن توجه شود عبارت است از:
- جملات در یک بند جداگانه نوشته شوند.
- به نوع تقاضا و انگیزه نوشتن نامه تأکید شود.
- مخاطب به نوع اقدام مورد نظر تشویق و ترغیب شود.
- جملات به صورت کوتاه، گویا و صریح نوشته شوند.
در پایان باید متذکر شد که مطالب پایانی اغلب نامه‌ها، تأکید و تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است و صراحت نوشتار در اعلام موضوع مورد درخواست در انتهای نامه اداری و رسمی، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می‌کند.
نوشتن دو مورد بسیار الزامی است: نوشتن نام و همچنین انتهای نامه اداری حتما باید امضا داشته باشد
اصطلاحاتی از قبیل : به امید همکاری های بیشتر ، با سپاسگزاری از حسن نت شما، با آرزوی توفیق و موفقیت برای شما ، دستور مساعدت توسط شما راه گشای مشکل خواهد بود و دستوراتی از این قبیل. دستور مساعد شما، راه‌گشای مشکل خواهد بود. ازحسن نیت شما، سپاسگزارم. با آرزوی توفیق جناب عالی. انتهای نامه اداری و رسمی حاوی چه مواردی است؟
اصطلاحات مناسب در پایان نامه های اداری شامل چی مواردی است؟